忙しい社会人にとって、短時間で効率良く仕事をこなして成果を出す能力は会社に重宝されるだけではなく、自分の余暇の時間を増やして趣味の時間を捻出するためにも非常に重要な能力です。
効率良く仕事ができない人は余暇の時間が少なくなってしまうだけではなく、残業や休日出勤によって他の人よりも労働時間が長くなってしまい、健康に影響したりストレスなどの精神的な負担も多くなりがちです。
では、効率良く仕事をこなせない生産性が低い人はどのような特徴を持っていて、生産性が低いことによるデメリットにはどのようなものがあるのでしょうか。
また、生産性が低いと言われている人でも仕事を早くこなせるようになるために心がけたいことにはどのようなものがあるのでしょうか。
生産性の低さに悩んでいる人は参考にしてみてください。
生産性とは
生産性とは、そもそも経済学において生産活動に対する寄与度や資源から付加価値を生み出す際の付加価値の程度のことを意味する言葉です。
寄与度が高くて高い付加価値を生み出せる人ほど生産性が高いと言われています。
簡単に説明すると、会社の仕事を効率良く短時間でたくさんこなせて、さらに仕事の完成度や精度が高く、後からのミスや修正が少ない人のことを生産性が高い人だと表現することがあります。
こう聞くと、今までピンと来ていなかった人でも周りの人の中に「あの人のような人だ」というイメージが浮かびやすくなるのではないでしょうか。
生産性の種類
一般的には生産性というと上で例として挙げたように、仕事の効率が良い人を意味する時に使うことが多いですが、既に説明したように生産性はそもそも経済学で用いられる言葉です。
そのため実際には例として示した労働生産性の他に投入した資本に対してどれだけの成果を生み出したのかを示す資本生産性や、資本や労働の生産性を除いて考える全属性生産性といった指標もあります。
ただしいずれにせよ、日常会話において「生産性が高い」という言葉を使う際には、経済学上の厳密な意味で使われることはほとんどありません。
「あの人は生産性が高い」であれば「あの人は仕事が早い」や「あの機械は生産性が高い」であれば「あの機械は便利に使える」などの意味で認識しておくと良いでしょう。
日本の現状
では、日本において生産性はどのように認識されているのでしょうか。
実は日本は効率を重視する社会構造でありながら、仕事などにおいて生産性が高い人はそれほどいないと言われています。
しかし、能力が追い付いている人がいない現状でも生産性の高さだけを望んでしまうため、過重労働やパワハラが生まれる原因となってしまっているとも言われています。
一体どうして日本がそういう状況に陥ってしまっているのかに関しては「仕事の生産性が低くなる背景」でも解説していきますので、ぜひそちらもご覧ください。
生産性が低い人の特徴9個
まずはどのような人が生産性が低いと言われてしまいがちなのか、生産性が低い人の特徴を9個紹介していきます。
生産性が低いと仕事の効率も悪くなってしまい、冒頭で紹介したように残業や休日出勤が増えて自分の生活が圧迫されてしまったり、余暇が取れなくなってしまいストレスが溜まって身体を壊してしまう恐れもあります。
そのため生産性が低い人は、改善して自分の生産性を高めた方がいいでしょう。
そのためにも自分は生産性が低いのかどうかセルフチェックしてみましょう。
１：労働時間が長い
一概には言えませんが、周りの同僚と同じくらいの仕事量なのにも関わらず、一人だけ残業が多いのは生産性が低い人だと思われてしまう傾向があります。
もちろん労働時間には休憩時間も含まれているので、もし煙草やコーヒーの休憩が多くて残業が増えてしまっている場合は、実質的な労働時間は同じでも定時に帰る人の方が生産性は高いと認識されます。
たとえば定時に来て所定の休憩時間をとり定時に帰る人と比較して、定時に来るものの煙草やコーヒーで二時間離席して二時間残業する人であれば、前者の方が生産性が高いと認識されるのは自然なことであると分かるでしょう。
２：睡眠時間が短い
もともとショートスリーパーで寝る必要がないという人は除いて、たっぷり寝たいのに睡眠時間を確保することができずに寝不足になっている人も生産性が低くなっている可能性があります。
睡眠時間が短い原因が慢性的な残業が原因の場合、そもそもその残業が発生している理由は生産性の低さにあると考えることもできるでしょう。
もちろん繁忙期などで一時的にどうしても残業が避けられずに睡眠時間が確保できないというケースもありますが、長期間解消されないのであれば生産性の低さが原因であることも考えて、場合によっては改善する必要があります。
３：メールチェックが習慣
メールチェックはサボってしまうとメールボックスがいっぱいになってしまうだけではなく、重要なアナウンスや取引先からの依頼を見落としてしまう恐れもあるため、毎日必ずチェックしなければなりません。
しかし、だからといって毎日何度も複数回チェックする必要はないでしょう。
もし習慣として一日の中で頻繁にメールチェックをしているのであれば、生産性を自分で下げてしまっているかもしれません。
４：マルチタスク
一度に複数のことをこなすマルチタスクは頭の回転が速い人じゃないとなかなか難しいと思います。
しかしマルチタスクが必ずしも生産性を高めるわけではなく、もしかしたらマルチタスクによって生産性を下げてしまっているかもしれません。
少なくとも、マルチタスクを行うと作業を並行して進めることはできても、一つの作業に要する日程は長くなってしまいます。
場合によっては、マルチタスクは避けた方が望ましいケースもあるでしょう。
５：ゴールが曖昧
仕事をこなす上では、ゴールとなる大きな目標を一つ設定して、そこから逆算してどのように行動していくべきかといった細かな目標を立てていくのが最も効率的だと言われています。
そのためゴールが曖昧なままに動き出してしまうと、自分でも効率の悪いことを行ってしまうでしょう。
必然的に無駄な作業も増えてしまうため、ゴール設定が曖昧なままで進むのは生産性を高める上でおすすめできません。
６：優先順位が曖昧
マルチタスクによって生産性を下げる可能性があるとはいえ、だからといって常に一つの仕事に対してだけ集中するというのは難しいかもしれません。
社会人であれば基本的に一つの案件と並行して複数の案件にも気を配らなければなりません。
そういった時、優先順位が曖昧だとどのように動くべきかの指針も自分で立てられず、仕事量がどんどん増えていってしまう恐れがあります。
優先順位を付けるのが苦手な人ほど、マルチタスクで抱え込む量も多くなってしまい、生産性がどんどん下がっていくということもあります。
７：面倒なことを後回しにする
誰でも複雑な仕事や気難しい上司とコンタクトを取らないといけないような面倒な仕事をするのは気が進まないと思います。
そうした面倒な仕事はついつい後回しにしてしまうのも無理はありません。
しかし面倒な仕事は基本的に他の仕事に比べて時間がかかりますので、後回しにすればするほどあとからのタスクが多くなってしまいます。
そうなるとキャパオーバーになってしまい、最初は順調だったのに急に生産性が下がってしまうこともあります。
結局、面倒だという自分の感情を優先して優先順位を見誤ることによって不利益が生じてしまうのです。
８：丁寧すぎる
丁寧な仕事をすることは大切ですし、ミスが多い仕事よりは丁寧な仕事の方が評価されるのは当然です。
しかしだからといって、不必要なところまで丁寧にしたり、丁寧にするために数時間を費やしてしまうと生産性が低いと思われてしまいがちです。
たとえば表を作成して説明をする時、もちろん見た目も大切ですが、大切なのは表の中身や説明の仕方です。
それなのに表の背景に使う画像を森林の画像にするか花畑の画像にするかといった本筋と関係ないところまで悩み過ぎると、生産性が低くなってしまうでしょう。
丁寧な仕事ができるのは良いことですが、時間をかける価値がある部分なのかは常に意識していなければなりません。
９：断るのが苦手
誰かに頼られると断ることができず、ついつい自分の仕事として引き受けてしまう人もいるでしょう。
周りからは良い人だと思われますが、そういったことが続くとキャパオーバーになってしまい本来の自分の仕事に手が回らず、残業が増えてしまう恐れもあります。
そうなってくると生産性が低く仕事ができないのに周りに良い顔ばかりする人だと思われてしまうかもしれません。
誰かを手助けするのは良いことですが、時には自分のキャパシティを見極めてしっかり断る勇気も持つようにしましょう。
仕事の生産性が低くなる背景
先ほど、日本は生産性の高い人材を求める割に個々人の能力が追い付いていなく、過重労働やパワハラの原因になっているという説があることを紹介しました。
では、なぜ日本には生産性が高い人材がそれほどいないと言われているのでしょうか。
仕事の生産性が低くなってしまう背景について考えてみましょう。
賃金制度
最近では裁量労働制を導入する会社も増えてきましたが、日本ではまだまだ残業することによって残業代が発生する賃金制度を採用している会社の方が多いと言われています。
つまり所定の休憩時間だけをとって定時に帰る生産性の高い人よりも、勤務時間内は休憩時間を多めにとって毎日数時間残業して帰る生産性の低い人の方が、毎月の給料が高くなってしまうのです。
こういう制度の元では早く帰って余暇を楽しもうと考える人よりも、今後のために会社でダラダラと仕事をして残業代を多くもらおうと考える人の方が多くなりがちです。
結果的に、個々人が生産性を上げようとしないため仕事全体の生産性も下がってしまう傾向があります。
長時間労働が当たり前
さらに日本では残業を美徳とする価値観が長い間信じられていたため、残業してこそ意味があると考える人もいます。
そうした人たちは自分が残業をすることになっても嫌ではないだけではなく、自分の同僚や部下に対しても残業して会社に貢献することを強要する場合もあります。
実際は無駄な残業で会社にコストをかけているだけなのに、残業を強要することで全体の生産性を下げていることに気付けていない人も存在しているのです。
一人あたりの仕事量が多すぎる
さらに会社が人件費を削ろうとして、部署あたりに人数がギリギリという部署も珍しくはありません。
そうなると必然的に一人当たりの仕事量が増えてしまい、毎日の業務をこなすだけで精一杯になってしまいます。
そうすると業務効率化のための動きをする余裕がなくなり、どんなに現場が熱望しても生産性を高めることが難しくなってしまいます。
チーム力を重視しすぎる
個人主義の会社もありますが、未だに日本ではチーム力を重視する傾向が強いと言われています。
たとえば営業が三人いる時、それぞれが目標を達成すれば良いだけではなく、三人グループとしてのノルマも持たされてしまいます。
そうなると自分だけの裁量で自由に動くことができず、承認までの時間がかかって仕事の効率が下がってしまうなど生産性が低くなる原因が多数生まれることになりかねません。
チームでまとまることによってノウハウを共有して効率が上がることもありますが、それよりも効率が悪くなるデメリットの方が目立ってしまうでしょう。
仕事ができる人の負担が増える
さらにチーム制が多くなってしまうことで、仕事ができる人の負担だけが増えてしまうこともあります。
一人一人にノルマが課されているだけであれば自分の成績によって評価されるだけですが、チームとしてのノルマもあると誰かチームのメンバーができなかった時にカバーしなければなりません。
そのため、必然的に仕事ができる人だけ負担が増えてしまいます。
さらに仕事ができる人の中には自分だけではなく、全体の業務を効率化するためのアイデアを持っている人も多いですが、周りのカバーでそうした能力を発揮する余裕がなくなってしまい、結果的にどんなに頑張っても生産性が上がらないという悪循環に陥ってしまうこともあります。
仕事の指示内容が曖昧
一人の仕事量が多い環境だと、後輩や部下に対して仕事を丁寧に教える余裕がない人も多くなってしまいます。
結果的に後輩や部下に出す仕事内容の指示も曖昧になってしまい、指示を受けた人が間違った作業をしてしまい、手直しの手間が増えてしまうということもあります。
最初からしっかりと指導していればそういったケースは避けることができますが、忙しいとなかなかそうした指導のための時間が確保できません。
そうして育てられた後輩や部下も指導力が育たないので、どんどん悪循環が生まれてしまいます。
情報共有ができていない
チーム制のメリットとしてノウハウを共有することによって仕事の効率を上げることがあります。
ただし情報共有ができていないチームの場合は、全員が同じミスを繰り返すなど仕事の生産性が低くなってしまう恐れがあります。
こうしたミスは特定の業界だけではなく多くの業界で起きていますが、それでもなかなか情報共有の精度が進まずに生産性が低いままで日々の業務をこなしているということもあります。
無駄な業務が多い
一人あたりの業務量が多いため業務の効率化や新しいシステムの導入などもなかなか進まないという欠点を持つ職場も少なくはありませんが、実はその業務が全て必須なものというわけではありません。
実は効率化しようという目標を掲げながらも、無駄な業務が減らせていない会社も多く存在しているのです。
そうした業務がなければもっと生産性を上げることができるのに、その業務をなくすための承認をとるのが大変だったり、そもそも業務をなくすための承認を求める申請に煩雑な手間がかかるなどといった理由でなかなか削減が進んでいないという現状があります。
会議
たとえば定例の会議を行っている会社は少なくありませんが、実はその会議は時間が長すぎて無駄が多いと言われています。
途中で過去の話を蒸し返したりそもそも会議に参加する人数が多すぎたり、コミュニケーションの一環と言いつつ雑談が始まってしまったりといった無駄があるでしょう。
最近では敢えて立って会議を行って時間を短縮して生産性を上げる会社も増えているようですが、それでも多くの会社は長々とした会議で業務の生産性を自ら落としてしまっているのです。
書類
書類も日本の会社にありがちな生産性を落とす原因の一つだと言われています。
もちろん書類が絶対に必要な内容もありますが、電子回覧で良いものを書類にすることで多くの人に回覧が回るまでの時間がかかってしまったり、書類を印刷して署名捺印し、さらにそれをスキャナで取り込んで送り返すといった手間をかけている会社も少なくはありません。
電子署名やWeb上で使える印鑑の導入に否定的で、未だにそうした紙文化があるため業務の効率化が進まないというケースは決して珍しいものではないのです。
生産性が低いことによるデメリット
生産性が低くても時間に余裕ができていたり、そもそも誰にも迷惑をかけていないのであれば問題はありません。
しかし実際は生産性が低いままだと周りの人に迷惑をかけてしまったり自分のストレスが溜まってしまうというデメリットが多数存在しています。
生産性が低いことはどのようなデメリットがあるのか、2つの観点から見ていきましょう。
コストが増す
まずは会社など組織の面から生産性が低い社員を抱えているデメリットを見てみましょう。
会社としては人件費を抑えるだけではなく、コストも抑えることで利益率を上げて会社の競争力にしたいと考えるのは自然なことです。
しかしながらどんなに人件費を削減しようと思っても、そこに生産性が低い社員がいると想定しているよりもコストがかかってしまいます。
どんな風にコストが増してしまうのか、見てみましょう。
割増賃金
完全に裁量労働制やみなし残業を適用している会社の場合は該当しませんが、残業代を計算するタイプの賃金体系の会社の場合は生産性の低い社員が残れば残るほど残業代が発生してしまい、割増賃金を払わなければなりません。
もちろん必要な残業であれば割増賃金を払うのも会社としては納得できるでしょうが、社員が意図的に勤務時間内の休憩を増やして残業代を稼いでいるのであれば会社として大きなデメリットとなってしまうことは言うまでもありません。
光熱費
さらに会社に社員が残っていると割増賃金が発生するだけではなく光熱費も発生しています。
照明の電気代だけではなくパソコンを使っているのであればパソコンの電気代もかかりますし、エアコンを使用すればさらに電気代は高くなります。
トイレに行けば水道代などもかかってしまうでしょう。
それぞれは微々たるものですが、多くの部署で人が毎日残っているとそうした光熱費の経費も馬鹿になりません。
さらに仕事の効率も悪いのであればコスト以外の何物でもないでしょう。
疲労やストレスが溜まる
会社だけが生産性が低いことを危惧するわけではありません。
社員本人も生産性が低いことによって、疲労やストレスが溜まってしまう恐れがあります。
たとえ社員本人は残業代のために自主的に残っているつもりでいても、疲労やストレスが溜まることで結果的にマイナスになってしまう恐れもあります。
長時間残れば残るほど疲れも溜まりやすくなり、気付かないうちに負担になってしまっている場合もあります。
事故やミスに繋がる可能性も
疲労やストレスが溜まると自分が辛いだけではなく、疲労やストレスが原因になって事故やミスに繋がってしまう恐れがあります。
車を使って通勤したり外勤に出ている人は、ちょっとした気のゆるみが取り返しのつかない事故になってしまうこともあるでしょう。
精密作業などをしている人は、少しのミスが原因で大事故を引き起こしてしまう恐れがあります。
自分のミスで自分の成績が落ちるだけなら問題はそれほどありませんが、周りの人に迷惑をかける恐れがあることは忘れてはいけません。
さらに生産性が低くなる
さらに生産性が低い人が疲労やストレスが溜まり集中力が落ちてしまうことで、今までよりも一層生産性が低くなってしまう恐れがあります。
そうなるとさらに労働時間が長く睡眠時間は短くなり、どんどん集中力が失われて普段はしないようなミスまでしてしまうというデメリットも発生してしまうでしょう。
周りの目も厳しくなり、精神的に追い詰められてうつ病などになってしまうリスクもあります。
仕事が早い人が心掛けている事
では生産性が低い人とは真逆の、仕事が早くて効率が良く、生産性が高いと言われる人はどのようなことに注意しながら仕事を行い、生産性を高めているのでしょうか。
ここからは、今まで生産性が低いと言われていた人が生産性を高めるために覚えておきたい7個の心得を紹介していきます。
今までよりも効率良く仕事を行い余暇時間を確保するためにも、ぜひしっかりチェックしてみてください。
整理整頓
子どものころから整理整頓をするように言われることは少なくありませんが、実は整理整頓には生産性を高める効果が期待できます。
普段から物を整理整頓する癖をつけることで、重要な書類や必要なものがどこにあるかが一目瞭然となります。
そうすると効率的に仕事ができるだけではなく、書類の山に埋もれて重大な事項を意図せず後回しにしてしまうリスクを下げることができます。
自分が仕事をしやすいだけではなく、周りの仕事を滞らせないためにも整理整頓は普段から小まめにしておく必要があるのです。
業務内容をリスト化する
買い物に行って食事の材料を買うことをイメージすると分かりやすいですが、頭の中で考えているだけでは忘れていたことを見つけづらくなってしまいます。
事前にしっかり順序立ててリストアップしたつもりでも、実際に行動すると忘れてしまうこともあるでしょう。
そうならないように、仕事が早い人は頭で考えるだけではなく行うべき業務を「今日中」、「今週中」、「今月中」などのスパンに区切ってリスト化し、自分でいつでも確認できるようにしているケースも少なくはありません。
優先順位を決める
業務内容を頭で思い浮かべているだけではなくリスト化してしまうと、優先順位をつけやすくなります。
どうしても急ぎのものであれば一日の中で一番最初に対応したり、その業務に対応しながらも次にどの業務が始まるかを分かりやすく見ることができるようになります。
優先順位を決めるのが苦手な人も、一度自分の業務を全て見える化することができれば、意外と簡単に優先順位をつけられるようになるかもしれません。
スケジュールを組む
優先順位を決めることができれば、次に無理のないスケジュールを立てることも大切です。
スケジュールを立てておくと、その日一日の業務が把握できるので自分のペース配分を決めることができるでしょう。
明日でも良い業務を無理に残業して今日中に終わらせなくても良くなるので、余暇時間も持てるようになり、リフレッシュして生産性を高めることもできるようになります。
余裕を持ったスケジュールを組むことこそ、生産性を高めるためには大切なことなのです。
一度に一つずつ仕事に取り組む
マルチタスクをしなければならない状況もありますが、そうではない場合は基本的には一度に取り組む仕事は一つずつにするようにしましょう。
一日に二つ以上の業務の締め切りが来ないように普段から余裕を持ってスケジュールをこなしておいたり、どうしても二つ以上の締め切りがある場合は、午前と午後に分けるなど作業手順を自分で決めていくことも重要です。
焦らずに自分が集中できる環境を自分で作るようにしましょう。
最初から完璧を目指さない
丁寧すぎる仕事をすることによって、作業効率が下がって生産性が低くなってしまうケースもあります。
そのため最初から完璧を目指さずに「とりあえず提出して相手や上司の反応を見る」ということも生産性を高めるためには重要です。
特に新入社員など、経験が浅い人にとっては場数をこなさなければ理解しづらいこともあるでしょう。
どの程度で完成と位置づけても良いか確かめるためにも、最初から急に完璧を目指さないようにしましょう。
仕事量を減らす
どんなに有能な人であっても、多すぎる仕事量を抱え込んでしまうとマルチタスクにならざるを得ませんし、余裕を持ったスケジュールを組めなくなってしまいます。
そのため生産性を高めて作業効率を上げるためにも、自分で自分の仕事量をコントロールして減らしていくことは非常に重要です。
自分が無理せずにこなせるだけの仕事量を受け持つように普段から意識しておくと良いでしょう。
自動化
たとえば仕事量を減らすために自動化するようなシステムを作るのもおすすめです。
エクセルの関数が組める人やプログラミングができる人にとっては、自動化システムを作っておくことで普段の業務量を減らすことができるでしょう。
そのシステムを作るために時間がかかっても、長期的には生産性をあげることができます。
複雑なシステムが組めない人でも、メールを重要度別にフォルダ分けするなどの方法で業務の効率化をすることができます。
どこを自動化できるのか、一度客観的に自分の仕事をチェックしてみると良いでしょう。
無駄な仕事はカットする
さらに無駄な仕事はカットするようにしましょう。
自分がやっている中でルーチンワークとなっている仕事でも、もしかしたらカットしても支障はないかもしれません。
たとえば営業であれば、一時間ごとに売上をチェックしなくても毎朝と帰る前にチェックするだけで良いかもしれませんし、メールチェックも毎時間しなくても朝と昼と夜だけで十分かもしれません。
毎日何気なく行っている業務の中に無駄が隠れていないか確認し、無駄なものは積極的にカットしていきましょう。
人に仕事を任せる
実は仕事ができる人は部下を育てることも上手く、人に仕事を任せることも得意であると言われています。
自分でなければならない仕事ではないのであれば、上手に人に任せることによって自分の業務を効率化できないかどうか試してみるのも良いでしょう。
マニュアル化
自分の仕事を誰かに任せる時、丸投げしてしまっては周りに迷惑をかけてしまいます。
誰かに仕事を任せる時は、質問しなくても誰でもできるようなマニュアルを作って任せるようにしましょう。
マニュアル化は面倒ですが、一度マニュアル化してしまえばあなただけが仕事をしなくても手が空いた人ができるようになります。
新入社員でも簡単にできるほどマニュアル化しておけば、今までその仕事に割いていた時間で業務効率化に取り組んだり、早く帰って余暇を堪能してリフレッシュしたりすることができるようになるでしょう。
外注
自分の部下や後輩に任せるだけではなく、時には外注することも必要です。
社内の得意な部署にお願いしたり、時にはお金を払って専門機関に頼んだ方が早い場合もあるでしょう。
コストがかかるように見えても時間をお金で買うと考えれば効率的な場合もあります。
外注した方が効率的なものに関しては、積極的に外注していくのもおすすめです。
できない仕事は断る
業務の効率化を進めて生産性を上げていくと、余裕があるように見えて周りからどんどん仕事を頼まれてしまう恐れがあります。
もちろんそうした仕事を受けることも大切ですが、どうしても無理な仕事や時間的に厳しい仕事、キャパオーバーになってしまうような仕事は勇気を持って断ることも大切です。
八方美人にならないように注意しましょう。
生産性を高めて効率よく仕事しよう
生産性を高い人は元から有能な人に見えることもありますが、実は能力的には周りの人とそれほど変わらず単に効率化が上手いだけということもあります。
そうした人のまねをしつつ自分の生産性を高め、効率良く仕事をして余暇を満喫するようにしましょう。
