プライオリティという言葉を実際に使ってみたいという人は、ぜひ参考にしてみてください。
１：忙しい時こそプライオリティをつけて仕事に取り組もう
この時の「プライオリティ」は「優先順位」という意味を持つ方のプライオリティです。
忙しい時こそ物事の優先順位を考えながら、一つずつ落ち着いて仕事を片付けていこうというと意味も分かりやすくなるのではないでしょうか。
忙しい時は、とにかく早く仕事の総量を減らそうと思って目の前の仕事から手をつけてしまいがちです。
しかし、そのような仕事の仕方では納期が近いものを見逃してしまったり、優先順位の高いものを後回しにしてしまって上司や得意先から怒られてしまうこともあるでしょう。
忙しい時はやみくもに手を動かすのではなく、一度俯瞰して仕事全体を把握してから取り組んでいくことで効率的に仕事ができるようになります。
プライオリティをつけることの重要さを、自分で覚えておくのはもちろん後輩にも教えてあげると良いでしょう。
２：この会議はプライオリティが高いので他の予定を変更しよう
こちらも「優先順位」という意味を持つプライオリティを使った例文です。
基本的に会議などの予定は他の予定と重複しないように入れるものですが、たまに担当者が違ったりするとダブルブッキングになってしまうこともあるでしょう。
その時は先約の方を優先することも大切ですが、先に予約したかどうかよりもプライオリティを考えながらどの予定を優先すべきか考えることも大切です。
ここで注意しておきたいのが、プライオリティはあくまで優先順位であって重要度ではないという点です。
既に解説した通り、重要度よりも決めなければならないことの至急度で優先順位を決めることも大切です。
たとえば一週間後の小さな目標を決めなければならない会議と一ヶ月後の大きな目標を決めなければならない会議の場合、重要度は後者の方が高いですが業務全体の効率性を考えると前者の方が優先順位が高いことが分かるでしょう。
目先の重要度だけでプライオリティを決めないように注意してください。
３：プライオリティが低い業務は午後から取り組もう
仕事の効率化を考えてプライオリティを決めるということで、「優先順位」の意味を持つプライオリティの使い方です。
朝出社した時にメールをチェックすると、前日までの仕事の続きの他に、他部署からの依頼が来ていたり得意先からの依頼が来ている場合もあるでしょう。
その時、単にメールが来た先着順に仕事をこなしていくとプライオリティがめちゃくちゃになってしまいかねません。
それぞれの仕事の納期はどのくらいに設定されているのか、それぞれの仕事にどのくらいの時間がかかるかを判断しながらプライオリティを決定しないと、どの仕事も納期に間に合わずに信頼を失ってしまう恐れがあるので、慎重に決めていかなければなりません。
４：新規顧客開拓はトッププライオリティに値する業務だ
「新規顧客開拓は、最も優先順位が高い業務といっても良い」と言い換えることができる例文です。
ここまでの例文を見てみると、「プライオリティ」という言葉を使う際には基本的に「優先権」ではなく「優先順位」という意味で使われていることが分かるでしょう。
営業をする際、既に取引関係のある既存の顧客を大切にして安定した売上を確保することは非常に大切です。
しかし、それだけでは売上が伸びていくことはないので競合他社に負けてしまうでしょう。
そうなることを防ぐために、新規顧客を開拓して今まで以上に売上を伸ばしてシェアを上げることも非常に重要です。
そうしたことを伝える時に「プライオリティ」という言葉を使うと分かりやすくなるでしょう。
５：今日のファーストプライオリティはA氏との面談だ
ファーストプライオリティとは、その日のうちに最も優先しなければならない仕事のことを言います。
たとえばなかなか時間が取れない上司との面談であればファーストプライオリティになることもあるでしょうし、アポイントの取りづらい得意先であれば、普段の売上がそれほど大きい得意先でもなくてもプライオリティは高くなります。
逆に、今期を振り返っての面談などの場合、重要度は非常に高いものの基本的には毎日顔を合わせている上司との面談になるので、面談の終了日時がそれほど迫っていない場合はプライオリティが下がることもあります。
プライオリティと重要度が直結しないということは、こうした機会を入手する難易度によっても影響されるので覚えておくと良いでしょう。
６：今後はB社との取引にプライオリティを置く
取引先を複数持っている場合、全ての得意先に対して迅速に行動して要望をすぐに叶えることができれば理想的な姿になります。
しかしながら、現実的には同時に依頼を受けた時はその時の関係や今後の将来性などを考えて取引先に優先順位をつけなければなりません。
その時に、この例文のように「B社との取引にプライオリティを置く」のような使い方をすることもあります。
このように、自分でプライオリティを決めるのではなく誰かからの指示によってプライオリティが決まるケースも決して少なくはありません。
上司が主張しているのが誤ったプライオリティの場合は反論することも大切ですが、基本的には上司の提示するプライオリティに従っておいた方が無駄なトラブルが発生しないでしょう。
７：交渉のプライオリティは我々にある
最後に紹介する例文は「優先順位」ではなく「優先権」という意味を持つ「プライオリティ」です。
競合他社よりも優先的に交渉を進めることできる立場にあるという意味で使われることが多い使い方です。
それほど使われる場面は多くありませんが、念のため覚えておくと良いでしょう。
こちらの使い方をする時に、くれぐれも覚えておきたいのがプライオリティは単に優先順位や優先権を意味する言葉であって、重要度は意味しないという点です。
優先されたからといって、他のどの会社よりも偉い立場にいると勘違いして尊大な態度をとると嫌われる恐れがあります。
プライオリティの正しい意味を理解していても誤解してしまう人が多いので、気を付けてください。
仕事のプライオリティを付ける時のポイント
社会人として生活していると、目の前の仕事だけに集中できる環境はそれほど多くありません。
一つの仕事に集中している時に他の誰かに違う仕事を頼まれることもあれば、同時に2つ以上の仕事を頼まれてしまってどうすれば良いか分からなくなってしまうこともあるでしょう。
そういった場面では、どのようにプライオリティを付けていけば良いのでしょうか。
仕事でプライオリティを付けられず困った時の対処法を7つ紹介します。
上司の指示内容
先ほども軽く解説しましたが、プライオリティを付ける上では上司の判断を信頼する方法が最もおすすめです。
たとえば「Aは今日中に提出して、Bはできれば今日中だけど明日の提出でも良い」というように指示を出された場合、明らかにAの方がプライオリティが高いことは誰でも分かることでしょう。
自分にとってBの方が楽な仕事の場合はBを優先して行いたくなりますが、それでAが今日中に提出できないと意味がなくなってしまいます。
両方余裕を持って提出できる場合はBから着手しても問題ありませんが、基本的には締め切りが近いAの方から着手すると良いでしょう。
