こちらの使い方をする時に、くれぐれも覚えておきたいのがプライオリティは単に優先順位や優先権を意味する言葉であって、重要度は意味しないという点です。

優先されたからといって、他のどの会社よりも偉い立場にいると勘違いして尊大な態度をとると嫌われる恐れがあります。

プライオリティの正しい意味を理解していても誤解してしまう人が多いので、気を付けてください。

仕事のプライオリティを付ける時のポイント

社会人として生活していると、目の前の仕事だけに集中できる環境はそれほど多くありません。

一つの仕事に集中している時に他の誰かに違う仕事を頼まれることもあれば、同時に2つ以上の仕事を頼まれてしまってどうすれば良いか分からなくなってしまうこともあるでしょう。

そういった場面では、どのようにプライオリティを付けていけば良いのでしょうか。

仕事でプライオリティを付けられず困った時の対処法を7つ紹介します。

上司の指示内容

上司の指示
先ほども軽く解説しましたが、プライオリティを付ける上では上司の判断を信頼する方法が最もおすすめです。

たとえば「Aは今日中に提出して、Bはできれば今日中だけど明日の提出でも良い」というように指示を出された場合、明らかにAの方がプライオリティが高いことは誰でも分かることでしょう。

自分にとってBの方が楽な仕事の場合はBを優先して行いたくなりますが、それでAが今日中に提出できないと意味がなくなってしまいます。

両方余裕を持って提出できる場合はBから着手しても問題ありませんが、基本的には締め切りが近いAの方から着手すると良いでしょう。

AとBを同時に頼まれて明確な納期を告げられていない場合は、自分から上司に質問してプライオリティを付けてもらうのもおすすめです。

成果が出る早さ

プライオリティを付ける時、仕事同士の成果が出る早さを比べてプライオリティを付ける方法もあります。

たとえばAは成果が一週間で出る仕事なのに対しBの方は一ヶ月かかる仕事の場合、少しでも早く成果を手に入れるためにもBの仕事の方を優先する方が良いこともあるでしょう。

ただし、「一週間以内に10万円売らなければならない」というノルマがある時は、Aの仕事の方がプライオリティが高くなる場合もあります。

プライオリティを付ける際には、このように状況によって変化することは決して珍しくありません。

状況に応じて臨機応変に判断することが大切です。

業務の難易度

仕事に不慣れなうちは、自分一人の判断で仕事を進めることができないこともあるでしょう。

ある程度は自分だけでできても、先輩社員に聞かないと仕事が進まなくなってしまう場合もあります。

そういう場合は、基本的に難しい方の業務のプライオリティを高めるようにしましょう。

自分だけでできる書類整理などを先に行い、先輩社員の力を借りなければならない仕事を定時前ギリギリに質問してしまうと、自分はもちろん先輩社員まで残業しなければならなくなってしまいます。

それだと周りの人からひんしゅくを買ってしまう恐れがあるでしょう。

自分一人で全ての業務ができる立場の人は好きな仕事から始めることもできますが、そうではない場合は助けが必要な仕事、上司の決裁が必要な仕事から始めるのもおすすめです。

必要な人員

どんなに能力が高い人でも、納期が迫っている場合などは一人だけで仕事が完結できないケースもあります。

周りの人とチームになって仕事をしないといけない場合もあるでしょう。

そのように2名以上の人員が必要な仕事は、必然的にスケジュール調整が難しくなるのでプライオリティが高めになります。

スケジュール調整が面倒だからといってプライオリティを低めに設定してしまうと、結局仕事に着手するのが後回しになってしまいスケジュールに余裕がなくなってしまう場合があります。

そうなると、他の仕事を後回しにして協力してもらったり、時には残業して協力してもらったりしないといけなくなるでしょう。

そうならないためにも、人員が多い仕事ほどプライオリティを高めに設定しておきましょう。

優先するメリットの大きさ

プライオリティと重要度は必ずしも比例するものではありませんが、プライオリティを付ける上では優先することによってどの程度のメリットを得られるかを確認しなければなりません。

同じ程度の時間がかかる仕事であれば、メリットの大きな方を優先するのは社会人として当然のことです。

プライオリティを付けられずに迷った場合は、その仕事が終わったことによって得られる成果やメリットに目を向けて判断してみると良いでしょう。

ただしそのメリットは仕事の単価だけではなく、そこから得られる人脈や次の仕事に繋がるチャンスなど総合的に判断しなければなりません。

過去の経験を活かして判断することが大切です。

後回しにするリスクの大きさ

それほどメリットの大きくない仕事を担当する場合は、プライオリティを付ける際にメリットはあてにならない場合もあります。

その場合はメリットではなく、デメリットやリスクに目を向けてプライオリティをつけていくと良いでしょう。

たとえば何度も期限を延長してもらっている仕事の場合、それほど単価は高くなくても今後の人間関係を考えるとファーストプライオリティで取り組まなければなりません。

あるいは、気が進まない仕事でも放置しておくと会社の存亡の危機を招く恐れがあるなどの重要な仕事もプライオリティを高める必要があるでしょう。

常にメリットとデメリット、リスクを総合的に判断することが重要です。

人の手を借りる事も視野に入れる

プライオリティを付けられるようになって仕事の効率が上がると、どんどん仕事がこなせるようになります。

そうなると社内の評価が上がって給料なども上がっていく反面、どんどん仕事が増えて自分一人ではどうしても対応できなくなってしまうこともあるでしょう。

その際は人の手を借りることも重要です。